Какие документы нужны для оформления пенсии

Пенсию не всегда приходится оформлять с большим количеством справок: часть сведений государственные органы получают из информационных систем.

В статье расскажем, какие документы нужны для оформления пенсии в Казахстане, чем подтвердить трудовой стаж и отдельные периоды, что делать при утрате трудовой книжки, какие документы нужны на детей и как подать заявление через eGov или ЦОН.

Основной список документов для оформления пенсии

Удостоверение личности и заявление

Для назначения пенсии по возрасту заявитель подает заявление и документ, удостоверяющий личность. Вид документа зависит от статуса заявителя:

• гражданин Казахстана — удостоверение личности или паспорт;
• иностранец — вид на жительство;
• лицо без гражданства — соответствующий документ, удостоверяющий личность;
• кандас — удостоверение кандаса.

Одного заявления достаточно для одновременного назначения пенсионных выплат по возрасту, базовой и накопительной пенсии. Если необходимые сведения уже есть в государственных информационных системах, отдельно предоставлять подтверждающие документы не требуется.

Банковские реквизиты для получения выплат

Для перечисления пенсионных выплат указывается банковский счет получателя. При подаче заявления через eGov необходимо указать номер счета в формате IBAN. Счет должен быть открыт на имя заявителя.

Перед подачей заявления проверьте, что счет действующий, а его IBAN указан без ошибок. Банковские реквизиты нужны и для перечисления выплат из ЕНПФ.

Подтверждение смены фамилии

Если фамилия в удостоверении личности не совпадает с фамилией в трудовой книжке или других документах, нужно подтвердить изменение. Для этого используют свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, справку или выписку из актовой записи.

Если после брака фамилия менялась дважды, понадобятся документы, которые связывают все эти фамилии с одним человеком. Когда сведения об акте гражданского состояния уже есть в государственных информационных системах, отдельный бумажный документ может не потребоваться.

Какие бумаги подтверждают трудовой стаж

Трудовая книжка

Трудовая книжка подтверждает трудовой стаж, в том числе периоды работы до 1 января 1998 года, которые учитываются при назначении солидарной пенсии. Если книжка сохранилась, ее предъявляют при оформлении пенсии.

Проверьте даты приема и увольнения, названия организаций, должности, подписи и печати. Исправленные, поврежденные или нечитаемые записи могут потребовать дополнительного подтверждения.

Справки работодателя и архивные сведения

Если трудовой книжки нет, она повреждена или в ней отсутствует нужная запись, период работы можно подтвердить другими документами. Подойдут справка работодателя, документы его правопреемника, архивная справка, выписка из приказа и другие документы со сведениями о работе.

Если предприятие ликвидировано, сначала выясните, куда передали его кадровые документы. В запросе в архив укажите название организации, период работы, должность и, если известны, структурное подразделение или место работы.

Данные о пенсионных взносах

Сведения об обязательных пенсионных взносах подтверждают периоды участия в накопительной пенсионной системе после 1 января 1998 года. Выписка из ЕНПФ показывает перечисления на индивидуальный пенсионный счет и позволяет проверить, за какие периоды поступали ОПВ.

Например, человек официально работал весь 2025 год, но в выписке из ЕНПФ нет ОПВ за два месяца. До оформления пенсии ему стоит выяснить причину расхождения у работодателя или в ЕНПФ. Выписку можно получить в электронном виде.

Что делать, если трудовая книжка утеряна

Как запросить сведения в архиве

Если трудовая книжка утеряна, сведения о работе можно получить у работодателя, его правопреемника или в архиве, где хранятся документы организации. Если предприятие ликвидировано, сначала выясните, куда передали его кадровые документы.

Для архивного запроса укажите название организации, период работы, должность и другие известные сведения. Архивная справка должна содержать данные, позволяющие подтвердить конкретный период трудовой деятельности.

Чем подтвердить отсутствующие или нечитаемые записи

Если в трудовой книжке отсутствует запись или ее невозможно прочитать, период работы можно подтвердить следующими документами:

• справкой работодателя;
• выпиской из приказа;
• документами по учету заработной платы;
• архивными сведениями.

Для стажа до 1 января 1998 года особенно важно наличие документов, подтверждающих работу. Если трудовой книжки или нужной записи нет, а получить подтверждающие документы не удалось, вопрос может решаться через суд.

Когда потребуется обращение в суд

В суд обращаются, если период работы невозможно подтвердить трудовой книжкой, справками работодателя или архивными документами.

Перед обращением нужно получить подтверждение того, что необходимые сведения отсутствуют у работодателя, правопреемника или в архиве. Решение суда может использоваться для подтверждения стажа при назначении пенсии.

Дополнительные документы для отдельных периодов

Образование и воинская служба

В стаж для назначения пенсионных выплат по возрасту могут засчитываться периоды воинской службы и учебы в среднем специальном или высшем учебном заведении. Для их подтверждения используют военный билет, справку управления или отдела по делам обороны, диплом или справку учебного заведения.

Если сведения о службе или учебе отсутствуют в государственных системах, соответствующий документ прикладывают к заявлению.

Уход за детьми и нетрудоспособными родственниками

Уход неработающей матери или неработающего отца за малолетними детьми может засчитываться в стаж до достижения каждым ребенком трех лет, но не более 12 лет в общей сложности.

Для подтверждения периода ухода понадобятся документы в зависимости от ситуации:

• за ребенком — свидетельство о рождении и другие документы, подтверждающие родство;
• за человеком с инвалидностью — документы, подтверждающие инвалидность;
• за пожилым человеком — документы, подтверждающие его возраст;
• в других случаях — документы, подтверждающие обстоятельства ухода, а при необходимости решение суда.

Предпринимательство, частная практика и работа за границей

Для индивидуальных предпринимателей и лиц, занимающихся частной практикой, могут потребоваться документы о доходах, выданные органами государственных доходов, а также сведения о пенсионных отчислениях.

Если человек работал за границей, порядок подтверждения и учета этого периода зависит от страны и действующего между государствами соглашения. Для работы в отдельных государствах действуют специальные правила, поэтому документ о зарубежном стаже нужно оформлять с учетом требований страны, где проходила работа.

Какие сведения о детях могут понадобиться

Свидетельства о рождении и документы об обучении

Для подтверждения периода ухода за ребенком могут использоваться не только свидетельства о рождении. Подойдут также удостоверение личности ребенка, свидетельство о браке или его расторжении, аттестат, диплом или справка учебного заведения.

Если ребенок проходил воинскую службу или умер, соответствующий период также может подтверждаться военным билетом, документом о прохождении службы или документом о смерти.

Подтверждение ухода за малолетним ребенком

Уход неработающего родителя за малолетними детьми засчитывается в стаж до достижения каждым ребенком трех лет, но не более 12 лет в общей сложности. Для подтверждения периода используют документы о детях и другие сведения, позволяющие установить факт ухода.

Если сведения уже есть в государственных информационных системах, отдельные бумажные документы повторно предоставлять не нужно.

Документы при усыновлении или опеке

При усыновлении или установлении опеки нужны сведения, подтверждающие статус родителя или опекуна. Это может быть решение суда об усыновлении или документ об установлении опеки.

Если сведения об усыновлении или опеке уже есть в государственных информационных системах, бумажный документ повторно предоставлять не требуется.

Как подать заявление

Оформление через портал eGov

На eGov можно заранее ознакомиться с условиями услуги, перечнем необходимых документов и другой информацией об оформлении пенсии. Само заявление на назначение пенсионных выплат по возрасту подают при личном обращении в ЦОН.

Личное обращение в ЦОН

Для оформления через ЦОН заявитель обращается лично с удостоверением личности и документами, необходимыми для подтверждения стажа и других периодов. Сотрудник принимает заявление и проверяет представленные сведения.

Если для назначения пенсии нужны трудовая книжка, архивные справки, военный билет, документы на детей или другие подтверждения, их можно представить вместе с заявлением.

Подача через представителя

Если заявитель не может обратиться самостоятельно, документы может подать представитель. Для этого понадобятся его удостоверение личности и документ, подтверждающий полномочия, например нотариальная доверенность.

Представитель подает документы в пределах полномочий, указанных в доверенности.

Например, если будущий пенсионер находится в другом городе и не может приехать в ЦОН, он может оформить нотариальную доверенность на родственника. Родственник подаст документы от его имени, если доверенность дает ему соответствующие полномочия.

Что проверить перед обращением

Перед подачей заявления удобно пройтись по короткому чек-листу:

Если в трудовой книжке есть ошибка или пропущен период работы, подготовьте подтверждающий документ до подачи заявления.

Как принимаются документы, выданные за рубежом

Когда нужны апостиль или легализация

Для использования в Казахстане иностранный официальный документ может потребовать апостиля или консульской легализации. Если государство, выдавшее документ, участвует в Гаагской конвенции 1961 года, обычно используется апостиль. Для других стран применяется консульская легализация, если международный договор не устанавливает иной порядок.

Апостиль проставляет компетентный орган государства, в котором выдан документ. Поэтому, например, справку о работе, выданную иностранным государственным органом, нужно апостилировать в стране ее выдачи, а не в Казахстане.

Требования к переводу

Документ на иностранном языке переводят на казахский или русский язык. Перевод должен быть заверен в установленном порядке; конкретный способ заверения зависит от требований органа, который принимает документ.

В переводе должны быть указаны все сведения из оригинала: ФИО, даты, названия организаций, номера документов и другие данные. Если документ содержит апостиль, сведения о нем также должны быть отражены в переводе.

Срок рассмотрения и результат

Когда могут запросить дополнительные сведения

Дополнительные документы могут запросить, если в государственных информационных системах не хватает сведений о стаже, доходах или других периодах, которые учитываются при назначении выплаты. Запрос также возможен, если в представленных документах обнаружены ошибки или расхождения.

Стандартный срок оказания услуги — 10 рабочих дней. Его могут продлить еще на 5 рабочих дней, чтобы уведомить заявителя о необходимости представить дополнительные документы. На портале eGov срок указан как 30 минут с момента поступления электронного запроса в информационные системы, если необходимые сведения доступны в них.

Где посмотреть решение о назначении

При подаче заявления через eGov результат будет доступен в личном кабинете. При обращении в ЦОН заявитель получает уведомление о назначении пенсионных выплат или об отказе.